Zaman yönetimi

Zaman; değiştirilmesi, geri döndürülmesi ve biriktirilmesi mümkün olmayan bir kaynaktır.
Zaman yönetimiyse bu kaynağın en verimli şekilde kullanılmasıdır
Hem bireylerin hem de toplumların yaşam tarzları, iş yapma yöntemleri, yönetim biçimleri, yetenekleri, sahip oldukları kaynaklar farklı farklıdır. Ancak hepsinin kullanımına eşit olarak sunulmuş tek bir kaynak vardır: Zaman. “Uzun sürede az iş” veya “kısa sürede çok iş” yapma farkını işte bu kaynağın kullanılış biçimi belirlemektedir. Öncelikle şunu kabul etmemiz gerekmektedir: Yönetemediğimiz zaman bizim değildir
Zaman yönetimi çok çalışmayı değil, etkili ve amaçlara yönelik bir biçimde çalışmayı öngörür.
Burada yapılmak istenen, kişinin kendi zamanını amaçsız olmaktan ve başkaları tarafından kontrol edilmekten çıkarıp, amaçlı bir biçimde kendi kontrolü altına sokmasını sağlamaktır. Bu çerçevede, zaman yönetimi, bir kişisel verimliliği artırma aracıdır.
Bir günde 24 saat olduğuna göre akıp giden zamanı daha düzenli ve daha verimli bir şekilde kullanmalıyız.
Zamanı boşa geçirmek bir bakıma hayatı boşa geçirmek demektir. Çünkü zaman hayatımızın en önemli parçasıdır.
Zamanı iyi yönetebilirseniz hayatınızda düzenli olacaktır.


Eğer sabah kahvaltınızı yapamıyor
Ailenize zaman ayıramıyor
Arkadaş ve dost ziyaretleri yapamıyor,
Sürekli çalıştığınız halde işlerinizi bitiremiyor,
işlerinizi evinize taşıyor ve sürekli işlerinizin çokluğundan yakınıyorsanız sizin
“Etkili bir zaman yönetimine” ihtiyacınız var demektir.
Bazı alışkanlıklarımız zamanı verimli bir şekilde kullanmamızı engellemektedir.
Dolayısıyla zamanı etkili yönetebilmek için bazı alışkanlıklarımızdan kurtulmamız gerekir.
Çalışma hayatındaki zaman tuzakları alışkanlıklarımızdan ve dış çevreden kaynaklanabilir.

Genellikle hoşlandığımız bildiğimiz çabuk bitirebileceğimiz kolay ve acele yapılması gereken işlere öncelik veririz. Böylece önemli uzun ve zor konular sürekli birikir ve biriken işler stres düzeyimizi sürekli artırır.
Bu sorunu çözmek için öncelikle sorumluluklarımızı önceliklerimizi ve amaçlarımızı net olarak belirlemeliyiz. Bir çizelge hazırlayarak öncelikle yapılması gereken işleri
A) Kesinlikle yapılmalı
B) Yapılmalı
C) Yapılması iyi olur şeklinde 3 kategoriye ayırmalıyız. Dilerseniz bu çizelgeyi günlük ve haftalık olarak da hazırlayabilirsiniz.
Genellikle zor ve sevimsiz işleri erteleme eğilimi taşırız. Hatta böyle işlerden kaçmak için masamızın üstünü toplamak gibi işler bile birden çekici gelmeye başlar. Ancak ertelemek zamanımızı çalar. Hedeflerimize ulaşmamızı engeller.Kendi kendimize oluşturduğumuz bu çıkmazda sıkışıp kalmak, strese yol açar
Büyük işleri ertelemek normalde alacakları zamanı 2’ye hatta 3’e katlayabilir.
Erteleme alışkanlığınızdan kurtulmak için hoşlanmadığınız işi önce yapın.
Kendinize bir bitirme tarihi saptayın.
İşlerinizi küçük bölümlere ayırın.
İşi bitirdiğinizde kendinizi ödüllendirin.
İşleri ertelediğinizde sizi uyaracak biriyle anlaşın.

Çalışma masalarının dağınık ve düzensiz olması dikkatinizi dağıtır, veriminizi azaltır. İşinizin yavaşlamasına yorgunluk ve gerginlik hissetmenize neden olur. Masanızı ihtiyaçlarınıza uyan etkin bir kişisel çalışma alanı olarak düzenlemek önemli bir zaman kazandırıcı faktör olabilir. Ayrıca masalar pencerelere açık kapı ağızlarına veya koridorlara dönük olmamalıdır. Bu sayede daha fazla iş üretebilirsiniz. Her gün eve gitmeden önce 10 dakikanızı masanızı temizlemeye ayırın. O anda çalıştığınız işle ilgili olmayan eşyaları fotoğrafları ve dergileri masanızdan kaldırın.
En sık başvurduğunuz belgeleri anında ulaşabileceğiniz bir yere koyun. Bütün dağınık kağıtları tek bir dosyada veya bir kutuda toplayın.
Kendinize ait bir dosyalama yöntemi geliştirin. Örneğin belgelerinizi “Projeler”, “Anlık İşler”, “Arka Plan Bilgileri”, “Fikirler” ve “Kişisel Gelişim” olmak üzere 4 farklı dosya kategorisine ayırabilirsiniz.
Bazılarımız yaptığımız her işin mükemmel olmasını ister ve bu işler için gereğinden fazla zaman harcarız. Bu durumda zaman yönetme becerisini kaybeder ve kendi özel hayatımıza zaman ayıramayız. Bu sorunu önlemek için öncelikle üstlenmiş olduğumuz görevin yetkilerini ve sorumluluklarını iyice kavramalısınız. Görev tanımınıza sadık kalmazsanız görevinizle ilgisi olmayan bir çok işi yapmaya çalışır ve bunun sonucunda zamanınızın büyük bir bölümünü harcarsınız. Bunun için sorumluluklarınızı içeren bir özet metin yazabilirsiniz. Ayrıca işinizi mutlaka zamanında bitirmelisiniz. Eve iş götürmek yerine iş bitince eve gidin. Her işi kendiniz yapmak yerine sorumluluklarınızı başkalarıyla paylaşın. Yetki devri yapın. Böylece ayrıntılarla uğraşmak yerine planlama ve strateji geliştirmeye zaman ayırabilirsiniz. Her gün yüzlerce karar alır ve aldığımız kararla hayatımızın kalitesini belirleriz. Kararların pek çoğunun risk içerdiği gerçeğini kabul edemediğimizden dolayı zor bir kararla karşılaştığımızda bocalarız. Kararsızlık zaman ve para kaybına neden olduğu gibi moralsizliğe de yol açar.
Zor bir kararla karşılaştığınız zaman; öncelikle problemi iyi tanımlayarak ulaşılması gerekli hedefi belirleyin. Sizi hedefe ulaştıracak seçenekleri bulun ve her seçeneğin size getireceği olumlu ve olumsuz sonuçlarını inceleyin. Son olarak sizi en iyi sonuca ulaştıracak seçeneği uygulayın.
Yardım isteyen kişileri kırmamak için çoğu zaman evet dediğimiz halde hayır demiş olmayı tercih ettiğimiz bir çok durumla karşılaşırız. Başkalarının isteklerine sıklıkla evet dediğimizdeyse kendimizi başkalarının işlerini yapar halde buluruz. Ancak kişileri kırmadan hayır demek mümkündür. Bunun için isteği olan kişiyi dikkatli dinleyin.
Böylece isteği olan kişi sizin ilgili konuyu tam anladığınıza ve konuyu ciddi bir biçimde ele alacağınıza güvenecektir. Reddetmeniz gereken bir konuyu belki veya gerçekten meşgulüm gibi sözler kullanmak yerine doğrudan hayır diyin. Sorunu çözecek alternatif seçenekler teklif edin. Böylece iyi niyetinizi belli etmiş olacaksınız.
Unutkanlık
Unutkanlık zamanımızı çalan önemli bir faktördür. Örneğin arabanızı koyduğunuz yeri unuttuğunuzda veya erken çıkıp unuttuğunuz bir şeyi almak için tekrar eve döndüğünüzde harcadığınız zaman işlerinizi aksatarak sıkılmanıza neden olacaktır. Şimdi unutkanlıklarla kolayca baş edebilmeniz için size birkaç öneri sunalım;
Asla unutkanlığınızı bir mazeret olarak ileri sürmeyin.
Yapacağınız işleri bir kağıda yazın ve tamamladığınız işlerin üzerini çizin.
Önemli tarihleri ve olayları unutuyorsanız, öncelikle hatırlatıcı notlar hazırlayın ve her sabah bu notları kontrol edin.
Gününüzü dikkatlice düzenleyin.
Yaptıklarınızı yazın ve gün sonunda hepsini değerlendirin.
Gün içinde yapmanız gereken önemli bir olayı bir kağıda yazarak sürekli görebileceğiniz bir yere koyun. Örneğin evden çıkmadan sigortaları kapatacaksanız, kendinize bir not yazarak bu notu kapınıza asın. Ayrıca kendinizi motive etmek için her unuttuğunuz olay için çevrenizde bulunan bir kişiye bir miktar para verebilirsiniz.


Çevresel zaman engelleri nedeniyle bazı zamanlarda işleri yarım bırakırız. Ancak tekrar işimizin başına döndüğümüzde aynı verimli çalışma tempomuzu yakalayamayız. Bir kesinti sonrasında işi tekrar ele alarak bitirmek kesintisiz çalışmaya oranla 3 kat daha fazla zaman almaktadır. çevresel zaman tuzakları:
Telefonlar; Telefon zilinin sesi işyerinde düşüncelerimizi veya telefondaki konudan daha önemli bir işimizi engelleyebilir.
Telefon doğru kullanıldığı sürece zaman kazandıran bir araçtır. Ancak çoğu insan için en büyük zaman kaybı nedeni de olabilir. Tüm telefonları işini bilen profesyonel bir sekreterin bakmasını önerebiliriz. Sekreteriniz yoksa çalışma zamanınızın bölünmemesi için bir tele sekreter kullanabilirsiniz. Ayrıca telefonla görüşme yaparken görüşme süresine bir limit koymayı unutmayın.
Arayanlara meşgul olduğunuzu bir an önce asıl konuya gelmelerini nazikçe söyleyebilirsiniz.
Toplantılar:
Toplantılarda harcanan zamanın büyük bir kısmı boşa geçmektedir. Hiçbir iş toplantı kadar zamanınızı çalmaz. Toplantılarınızın verimli geçmesi ve zamanınızın boşa harcanmaması için dikkat etmeniz gereken bazı noktalar vardır. Toplantıların ayrıntılı bir gündemi olmalı ve her gündem maddesi zamanlanmalıdır.Herkesin görebileceği bir yerde kalan süreyi gösteren bir saat bulunması iyi olacaktır. Toplantıları olabildiğince zamanında başlayıp zamanında bitirmeye çalışın. Toplantı gündemine bağlı kalın ve toplantıya yalnızca katılması gereken kişileri çağırın. Toplantının herhangi bir nedenden dolayı bölünmesine asla izin vermeyin.Toplantı sürecini ve alınan karaları içeren bir belge hazırlayarak katılımcılara ulaştırın. Beklenmeyen misafirler tüm yaşamınızı kesintiye uğratmaktadır. Özellikle şirketlerde Uygulanan açık kapı politikası bu sorunun aşırı büyümesine neden olmaktadır. Rahatsız edilmeden işinize odaklanmak için arada bir kapınızı kapatmanız verimliliğinizi artıracaktır. Ayrıca işinizin yoğun olduğu bir zamanda gelenleri ayağa kalkıp yarı yolda selamlayın. Koltuğa varmalarına izin vermeyin. Onları içtenlikle selamlayın ve onlar dertlerini anlattıktan sonra sizde durumunuzu anlatın. Onlara sorunlarıyla daha sonra ilgileneceğinizi söyleyin.
Bir diğer yöntem olarak odanızda misafirlere ayrılmış koltukları ve sandalyeleri çıkarabilirsiniz. Gelenler ayakta durmak zorunda oldukları için daha az zamanınızı alacaklardır. Eğer konu önemliyse hızla bir sandalye temin edebilirsiniz.

Zihinsel ve fiziksel veriminiz gün içerisinde büyük ölçüde değişkenlik gösterir. Her 24 saat içerisinde verimliliğiniz en yüksek ve en düşük olduğu 2 farklı zaman dilimi bulunmaktadır. Her gün bu düşüş ve yükselişleri yaklaşık aynı zamanlarda yaşarız. Kendi performansınızı belirlemek için 2, 3 hafta boyunca bir çizelge tutarak verimli ve verimsiz olduğunuz zamanları belirleyebilirsiniz.
Böylece önemli işlerinizi en verimli olduğunuz saatlerde yaparak daha az önemli işlerinizi daha az verimli olduğunuz saatlere bırakabilirsiniz. Örneğin sevimsiz ve zor işleri en verimli olduğunuz saatlerde yapabilirsiniz.

Hedeflerinize ulaşmak için sizi bu hedeflere ulaştıracak eylemleri planlamalısınız. Doğru bir şekilde plan yaparsanız hedeflerinize daha kolay ulaşabilirsiniz. Dolayısıyla yapacağınız her plan kolay tanımlanabilir, ölçülebilir, zaman çizelgesi olan ve geri bildirim alınabilecek aşamalardan oluşmalıdır. Planınızın her aşaması için bir bitiş süresi belirlenmelidir. Planınız ne olursa olsun hedefinize ulaşmanızı engelleyecek bir sürü engelle karşılaşabilirsiniz. Olası bütün engellerinBir listesini yapın. Her engeli nasıl zayıflatabileceğinizi düşünün. Ardından sizi ve hedefinizi destekleyen bütün eylemlerin bir listesini yapın.
Taktik Planlar= Planlarınız uzun orta ve kısa vadeli olabilir. Dolayısıyla oluşturacağınız zaman planlama sisteminiz esnek olmalıdır.
Uzun vadeli planlar ; 1 yıl sonrası için yapılan planlardır. Bu planlar kaba taslak yapılır ve bir sonraki yıla dair genel bir izlenim verir.
Örneğin yıllık tatilinize çıkacağınız zamanı gösterebilir veya yeni bir dil öğrenmek için genel hedefleri içerir.
Orta vadeli Planlar: 4 veya 8 haftalık planlardır. Öncelikle bu dönemdeki bütün randevularınızı işlerinizi ve bu arada boş zamanlarınızı planlayın. Ardından yapmanız gereken önemli işlerin bir bir listesini yapın.
Kısa Vadeli Planlar: Bunlar günlük planlar olmakla beraber 2 veya 3 günü içerecek şekilde yapılabilir. Gününüzü planlarken verimli olduğunuz ve düşüşe geçtiğiniz zamanları ve işinizin günlük kalıbını göz önünde bulundurun. Acil durumlara ve kesintilere de yer ayırın. Önemli işleri sabah saatlerinde, rutin işleri de performansınızın düşüşe geçtiği saatlere bırakabilirsiniz.



ZAMAN ÖLDÜREN ŞEYLER :


KESİNTİLER KÖTÜ ZAMANLAMA

TOPLANTILAR HAYIR DİYEMEMEK

HATALI ALETLER PLAN YAPMAMAK

ULAŞIM DİNLEMEMEK

TELEFON ÇOK KONUŞMAK

ERTELEMEK UZUN RAPORLAR

DAĞINIKLIK KARARSIZLIK

KÖTÜ DOSYALAMA GÜVENSİZLİK

YAVAŞ OKUMA UZUN ÇALIŞMA
SAATLERİ
UNUTMAK YORULMAK