SÜREÇ YÖNETİMİ
Yönetim sistemleri üzerine yüzyıllardır çok farklı kuramlar geliştirilmiş ve uygulanmıştır. Günümüzde ise kurumlar yönetim anlayışında çalışan odaklı,verimliliği, hızı,esnekliği ön plana çıkarmaktadır.Bu anlayışın merkezinde ise süreçler yer almaktadır.süreçler işlerin birbirleriyle ilişkilerini,süreç yönetimini de bu ilişkilerin kurumların amaç ve hedeflerine ulaşma yönünde sistemleştirilmesidir,başka bir ifadeyle süreçlerin sistematik olarak yönetilmesidir.süreç yönetimine geçen bir kurumda yapılan tüm iş ve işlemlerin süreçler bazında tanımlanması,iyileştirilmesi,yenilenmesi ve sürekliliğin sağlanması gerekir.kurumlar strateji ve hedeflerine ulaşmada süreçleri bir araç olarak kullanması gerekmektedir.süreç yönetiminin sürdürülebilmesi için değişim yönetimiyle birlikte düşünülmesi gerekmektedir.sonuç itibariyle sürecin tanımını ‘belirli bir dizi girdiyi,müşteri(vatandaş) için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren,tanımlanabilen,sınırları konulabilen,tekrarlanabilen,ölçülebilen,sorumlusu olan,fonksiyonlar ve birbiriyle ilişkili,değer yaratan faaliyetler zinciridir’ şeklinde tanımlayabiliriz.
Süreç hiyerarşisini dört basamakta tanımlayabiliriz.(Ana süreçler-süreçler-alt süreçler-süreç adımı), Altı basamaklı bir hiyerarşi oluşturursak (değer zinciri- ana süreç- süreç-alt süreç-süreç adımı ve görevler) şeklinde belirtilebilir.
Kurumlardaki süreçler aslında kendiliğinden tanımlanmıştır. İşlerin normal akışı ve ilişkisi süreçleri ifade eder. Fonksiyonel bazda iş akışlarının tanımlanması süreçler altında toplanması,süreçler arası kopuklukların,yapılan işlerin ölçülmesi ve performansının değerlendirilmesi gibi bir çok katkıyı sağlayacaktır.yaptığımız işleri standartlaştırmak,paylaşmak,gözden geçirmek,ve daha iyisini yapmak için iyileştirilmesine odaklanmak gerekmektedir.
Mevcut iş ve işlemlerin sistematik hale getirilmesi, dil birliğinin oluşturulması,kişilere bağımlılığın ortadan kaldırılması ve işlerin sürekli analizinin yapılabilmesi için süreç ve iş akımlarını dokümante edilmesi zorunludur.bu dokümanlar(el kitapları,prosüdürler,akış şemaları,talimatlar ve formlar )şeklinde sıralanabilir.buradan akış şemalarından bahsedecek olursak.akış şemaları;işlerimizin sırasını,sürecin sınırını,süreç içindeki kilit personel ve grupları,süreçler arası ilişkiler ile müşteri ve tedarikçileri bilmemizi sağlar.
Yönetimde ölçemediğinizi yönetemezsiniz kuralı vardır.ölçme somut verilere dayalı öğrenme faaliyeti olduğu için oluşturulacak stratejiler,verilecek kararlar ve planlanacak faaliyetler için olmazsa olmaz bir gerekliliktir.
Süreçlerin performansı kurumsal ve bireysel performans arasında köprü işlevi görmektedir, performans geliştirmedeki ana fikir performans göstergelerinin oluşturulması ve izlenmesidir.
İyileştirme süreç yönetiminin en önemli öğesidir.süreç iyileştirmelerinde dış öğrenme araçlarından en belirgini kıyaslamadır.kıyaslama yoluyla kritik süreçler ve iyileştirilecek süreçler belirlenebilmektedir.kıyaslama sürekli devam etmelidir.sonuç olarak kıyaslama rakipleri değil iyiler içinde en iyi olanı hedeflemektir.
Süreç iyileştirmelerine katkı sağlayan veya doğrudan iyileştirmeleri gerçekleştiren bir öge de teknolojidir.süreçlerin otomasyonunu sağlamak bir başka değişle süreçleri elektronik ortama alınması işlerin çalışanda bağımsız olarak da yürütülmesini sağlayabilmektedir.fakat burada kritik nokta süreçlerde rol alan personellerle otomasyonu gerçekleştirecek kişilerin bir ekip halinde çalışmasıdır,bu gerçekleşirse otomasyon sürecinde gereksiz bir çok adımın elenmesiyle verimlilik artacak,standart çalışma gerçekleşecek,denetimin izlenmesi sağlanacak, değişen işler için yeniden tasarlanma sağlanmasıyla esneklik oluşacak ve basitleşme sağlandığı için iş süreçlerinin gelişimi sağlanabilecektir.